Порядок оформления счётов-фактур

Счёт фактура представляет собой документ, необходимый для принятия сумм НДС к возмещению или вычету. Как правильно заполнить счёт-фактуру?

Если счёта составлялись с нарушением порядка или же выставлялись неправильными методами, которые прописываются в НК РФ, то они не являются основаниями для принятия сумм налога, которые предъявлялись продавцом покупателю, к возмещению или же вычету. Неправомерно предъявлять какие-либо дополнительные требования к заполнению счётов-фактур, поэтому для того, чтобы не было проблем у заказчиков и покупателей, нужно грамотно и внимательно заполнять все важнейшие реквизиты документов. Все эти реквизиты можно посмотреть в п. 5 и 6 ст. 169 НК РФ.

Если заполнением и подписанием всех счётов-фактур на предприятиях будет заниматься руководитель или бухгалтер, то они не смогут выполнять свои основные обязанности, поэтому данная работ возлагается на уполномоченных лиц, для чего создается специальный приказ.

В этом случае после подписи указывается фамилия и инициалы данного уполномоченного лица. Однако в некоторых случаях в документах указываются и инициалы руководителя фирмы и главного бухгалтера, поскольку это не является нарушением закона.

Правила оформления счёта-фактуры

Все подписи на документы должны быть строго оригинальными, а также не разрешается использовать факсимиле. Дополнительно счёт-фактура заверяется печатью фирмы, однако данная процедура не относится к обязательным. Однако для многих партнеров и организаций заверенный печатью документ более надежен и вызывает доверие.

Если счёт выставляется ИП, то необходимо в обязательном порядке указывать реквизиты свидетельства. Отсутствие в документах таких реквизитов, как реквизиты свидетельства, реквизитов руководителя фирмы и главного бухгалтера, не считается нарушением в оформлении счётов-фактур.

Любая компания может внести дополнительные реквизиты в собственные счёта-фактуры. Однако доработанная форма должна быть официально утверждена в специальном приложении к приказу. Важно учесть, что эти изменения не должны изменять последовательности расположения обязательных реквизитов и количества их показателей.

В счётах-фактурах не должно быть различных помарок или же подчисток. Исправления разрешаются, но только особым корректурным способом. Он предполагает, что неправильный текст или число зачеркивается и над зачеркнутым показателем надписывается новый. Зачеркивать нужно только одной чертой, причем таким образом, чтобы можно было прочитать то, что было зачеркнуто. Все исправления должны заверяться руководителем организации и печатью, при этом должна указываться дата, когда были внесены исправления. Причем печать на счёте-фактуре не обязательно должна присутствовать, однако заверение с ее помощью обязательно.

Как заполнять счёт-фактуру?

В НК РФ прописывается порядок, по которому следует заполнять счёта-фактуры. В Постановлении Правительства РФ от 26.12.11 № 1137 существует приложение №1, в котором прописываются основные показатели, которые должны присутствовать в документе и правила его заполнения.

Во время проверок предпринимателей налоговыми органами, проверяющие ищут малейшую возможность отказать в вычете НДС. Это обусловлено тем, что существует довольно много серьёзных пробелов и недочётов относительно того, как грамотно заполнять различные строки и пункты в счётах-фактурах. Чтобы не возникало проблем и конфликтов с проверяющими, нужно тщательно изучить все инструкции и правила заполнения счёта-фактуры. Ниже будут даны определенные указания и советы о том, как грамотно заполнить документ, причем все они основаны на важнейших и официальных требованиях закона и на разъяснениях чиновников ИФГС и др.

Как оформить счёт-фактуру? Нужно следовать следующим требованиям, предъявляемым к оформлению счётов-фактур:

• Форма бланка. Должна быть типовой и ее можно посмотреть в приложении № 1к постановлению № 1137.
• Важнейшие реквизиты. В п. 5 ст. 169 НК РФ располагаются обязательные реквизиты документов на реализацию различных товаров, работ или услуг, а также на передачу имущественных прав. В п. 5.1 ст. 169 НК РФ можно посмотреть обязательные реквизиты на аванс.
• Метод заполнения счётов-фактур. Можно оформлять документы на бумажном носителе, причем заполнять его можно с помощью компьютера или вручную, а также смешанным методом. Дополнительно допускается оформление счёта-фактуры в электронном виде.
• Дополнительные данные в документе. Счёта-фактуры могут содержать различную дополнительную информацию, такую как реквизиты агентских договоров, с помощью которого агент для принципала закупает товары.
• Проверка правильности и достоверности данных счётов-фактур поставщиков. Для принятия НДС к вычету руководитель фирмы должен проверить счёта-фактуры поставщиков на достоверность сведений. Для этого нужно запросить у контрагента довольно много различных документов, таких как:
  • копии учредительных документов;- копии свидетельства о регистрации;
  • копия свидетельства о постановке на учёт в налоговых органах;
  • копии различных лицензий или сертификатов;
  • копии приказов, по которым руководитель имеет право подписывать различные документы;
  • данные о том, был ли контрагент ранее привлечен к какой-либо ответственности за всевозможные правонарушения.

Обязанность проверять все вышеперечисленные данные о поставщиках лежит именно на покупателях, причем это подтверждают все суды.

Кто может подписывать счёта-фактуры?

1. Счёт-фактура, которая выставлена от имени фирмы и представлена на бумажном носителе, должна подписываться руководителем организации и главным бухгалтером, а также другими лицами, которые должны быть уполномочены специальным приказом или каким-либо другим официальным документом. Если в документы нет подписи руководителя или главного бухгалтера, или же не располагаются их инициалы, то:
   • по мнению налоговых органов: покупатель полностью теряет возможность получить вычеты;
   • по мнению судебной системы: получить вычеты можно, если поставить все подписи с определенным опозданием, например, в течение проверки. Расшифровка – это не обязательный атрибут счёта-фактуры, поэтому ее отсутствие не лишает организацию права на получение вычетов. Также не нужна подпись главного бухгалтера, если его нет в штате компании.
2. Правильность подписания счёта-фактуры сотрудниками, которые уполномочены выполнять данную работу. Следует прописывать инициалы и фамилию человека, который подписал документ по доверенности, а также можно указать должность. Поля счёта-фактуры «Руководитель организации» и «Главный бухгалтер» относятся к обязательным, поэтому их невозможно заменить. Все сведения об уполномоченном лице размещаются именно в них.
3. Счёт-фактура, составленная на бумаге и выставленная от ИП, должна быть подписана непосредственно самим ИП, причем должны быть указаны все необходимые реквизиты. Если данные реквизиты не указать, то:
   • по мнению сотрудников налоговых органов – покупатель не может получить вычеты;
   • по мнению суда – право получения вычетов сохраняется.
4. Счёт-фактура в электронном виде подписывается ЭЦП руководителя или иного уполномоченного лица.
5. Применение факсимильных подписей:
   • по мнению сотрудников налоговых органов – не допустимо;
   • по мнению суда – допустимо.